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7 erros comuns entre profissionais que vivem de honorários na zona sul de São Paulo
Quem vive de honorários na zona sul de São Paulo costuma perceber os tropeços contábeis só no fim do ano, quando os números já não mudam. Pode ser o psicólogo com consultório em Santo Amaro, a engenheira que acompanha obras em Interlagos ou a dupla de fisioterapeutas que dividiu uma sala em Campo Grande. A lista abaixo reúne os sete erros que mais aparecem nas mensagens enviadas por leitores da Suporthe Contabilidade. A ideia é ajudar você a reconhecer os sinais cedo e a levar perguntas mais precisas ao profissional que acompanha a sua contabilidade. Nenhum item aqui substitui a análise do seu caso, que depende de faturamento, atividade, número de sócios e estrutura de custos.
1. Escolher o regime tributário pela experiência do colega. É comum ouvir que um amigo da mesma área está no regime simplificado e paga pouco, ou que outro migrou para o lucro presumido e ficou satisfeito. Acontece que a conta muda de pessoa para pessoa. Para muitas atividades intelectuais, a alíquota no regime simplificado depende do chamado fator R, a relação entre a folha de salários (incluindo o pró-labore dos sócios) e o faturamento dos últimos doze meses. Quando essa proporção fica abaixo de 28%, a atividade pode cair numa faixa de tributação bem diferente. Dois profissionais com o mesmo faturamento podem ter resultados opostos só porque um deles tem secretária registrada e o outro não.
2. Misturar a conta pessoal com a conta da empresa. O cliente transfere o valor da sessão para a chave da pessoa física, a compra do supermercado sai do cartão da empresa, o aluguel do consultório é debitado ora numa conta, ora na outra. No fim do mês, ninguém sabe ao certo quanto entrou como receita de serviço. Essa mistura dificulta a conciliação, torna frágil a comprovação dos lucros distribuídos e abre espaço para divergências entre o que foi recebido e o que consta nos documentos fiscais de serviço. Manter duas contas separadas, cada uma com sua função, é o hábito mais simples e mais negligenciado entre quem trabalha sozinho.
3. Retirar dinheiro como lucro sem definir um pró-labore. Pró-labore e distribuição de lucros são coisas distintas. O primeiro remunera o trabalho do sócio e tem incidência de contribuição previdenciária; o segundo representa a parte do resultado da empresa que cabe a cada sócio e depende de uma escrituração que demonstre esse resultado. Muitos profissionais liberais fazem retiradas soltas ao longo do mês, sem valor fixo e sem registro, e chamam tudo de lucro. Além do risco de questionamento, a ausência de pró-labore pode reduzir o fator R e influenciar a faixa de tributação citada no primeiro item. Vale entender como os dois valores conversam antes de decidir quanto retirar; o texto “Pró-labore ou distribuição de lucros: qual a diferença na prática para sócios que vivem de serviço?” aprofunda esse ponto.
4. Conferir só o valor bruto e esquecer as retenções. Quem atende hospitais, construtoras, escolas ou operadoras de saúde em bairros como Socorro e Jabaquara sabe que o valor que cai na conta raramente é o mesmo que aparece no documento fiscal de serviço. Tomadores pessoa jurídica costumam reter parte dos tributos na fonte, conforme a atividade e o valor. Se o profissional anota apenas o bruto, a planilha mostra uma receita que não existe, e as retenções deixam de ser aproveitadas na apuração. Guardar o informe de rendimentos de cada tomador e comparar mês a mês o valor bruto, o retido e o líquido evita sustos no fechamento.
5. Montar a sociedade sem acordo escrito entre os sócios. Duas dentistas que dividem uma clínica, três arquitetos que alugam um escritório juntos, um grupo de nutricionistas que compartilha a recepção: a sociedade simples entre profissionais é muito comum na região. O problema aparece quando o contrato social é genérico e não diz como o resultado será dividido, o que acontece se alguém sair ou como entram novos sócios. Na capital paulista, sociedades formadas apenas por profissionais habilitados da mesma área podem ter tratamento específico do imposto municipal sobre serviços, calculado por profissional. A entrada de um sócio de outra formação ou uma mudança na estrutura pode alterar esse enquadramento, por isso convém discutir cada mudança antes de assinar.
6. Deixar recibos e extratos para o último mês. Dezembro e janeiro concentram férias, viagens e queda de atendimentos, e é justamente quando muita gente decide juntar o ano inteiro de comprovantes. Recibos de aluguel da sala, despesas com conselho de classe, cursos, equipamentos e extratos dos dois bancos acabam espalhados entre e-mail, aplicativo e gaveta. Uma rotina mensal curta, com uma pasta por mês e uma conferência rápida entre extrato e documentos, reduz o trabalho de fim de ano a poucas horas. O tema tem um texto próprio no blog, “Como organizar recibos, extratos e notas de serviço ao longo do ano”, com um passo a passo para separar o que é receita, o que é despesa e o que é retirada pessoal.
7. Nunca reavaliar o regime ao longo dos anos. O enquadramento escolhido na abertura raramente continua adequado depois de algumas mudanças: o faturamento dobrou, entrou um funcionário, um sócio saiu, a atividade principal passou a ser outra. Em geral, a opção pelo regime é feita no início do ano-calendário e vale pelos doze meses seguintes, o que significa que a reflexão precisa acontecer antes de janeiro. Outubro e novembro são bons meses para revisar o faturamento acumulado, projetar o ano seguinte e levar essas simulações à conversa com o contador.
Nenhum desses erros costuma ser grave isoladamente, mas somados eles transformam o fechamento do ano numa corrida. Para quem vive de serviço entre Santo Amaro, Interlagos e os bairros vizinhos, o hábito que mais faz diferença é tratar a contabilidade como parte da rotina do consultório ou do escritório, e não como uma tarefa anual. Um calendário simples, com a conferência mensal, a revisão do pró-labore no meio do ano e a avaliação do regime no último trimestre, já organiza boa parte das decisões descritas nesta lista.